اين پله‌هاي لعنتي نفس نمي‌گذارد براي آدم. انگار كسي حواسش به آن بدبخت‌هايي نبوده كه قرار است هرچند وقت يك‌بار از اين پله‌ها بالا و پايين بروند. نفس‌هاي بريده‌ام را مي‌ريزم روي ميز تا يك بند انگشت خاك‌گرفته منشي. سرش را بلند نمي‌كند سمت چهره گُر گرفته‌ام، فقط انگشت‌اش را به نشانه اشاره مي‌برد سمت مردي كه پشت كوهي از پرونده‌ها گم شده، دهان باز نكرده مرد مي‌گويد: «بايد صبر كني!» و مي‌خواهم صبرم را با يك صندلي براي نشستن شريك شوم كه نمي‌شود. از حتي يك نيمكت هم خبري نيست، نه توي اتاق نه توي راهرو.

از نعمت همين چند دقيقه‌اي كه قرار است منتظر باشم، چشمم مي‌افتد به گوشه و كنار اتاق. چند ميز كهنه با صندلي‌هاي چوبي قديمي كه قد چند دقيقه مي‌شود روي آن‌ها نشست و متعجبم كه چطور كارمندان اينجا 8-7 ساعتي ماندن روي آن‌ها را تاب مي‌آورند.در گوشه ديگر اتاق انبوه فايل‌هايي قرار داردكه كمد ديواري ديگر توان نگه داشتن‌شان را ندارد و حالا ولو شده‌اند روي ميز كارمندان و آن‌ها هم به قدر گرداندن دست و قلم‌شان جا برايشان باقي مانده. از غباري كه غيبت نظافتچي را گواه مي‌دهد و پنجره‌هايي كه قد يك مرد بالا رفته‌اند تا نوري براي اتاق باقي نماند هم كه بگذريم، مي‌رسيم به ديوار سفيدي كه همه تزئين‌اش لكه‌هاي رنگي است كه ريخته و البته ساعتي كه ماه‌هاست خواب مانده است.
...كارم كه راه مي‌افتد از شوق رهايي از آن اتاق و محيط مرده مي‌خواهم قدم تند كنم اما همين كه مي‌چرخم توي راهرو، پخش زمين مي‌شوم، در‌حالي‌كه گلدان بزرگي كه نمي‌دانم از كجا سبز شده، در بغل دارم...

طراحی داخلی ادارات و سازمان‌ها موضوعی است که کمتر بحث شده است اما همين موضوع به‌ظاهر كم‌اهميت مدت‌هاست كه آن‌سوي دنيا مورد توجه قرار گرفته است. مهم‌ترين و شاخص‌ترين ديدگاه‌هايي كه در اين حوزه مطرح‌شده مربوط مي‌شود به نظريه‌هاي پست‌مدرني که به همت آلدو روسی، چارلز مور و مایکل گریوز از سال 1980جان گرفت. در این سبک از طراحی داخلی كه خواستگاه مصرفش عمدتا فضاهاي كاري بود، از رنگ‌های زرق و برق‌دار و آرایه‌های نامتجانس بهره برده مي‌شد و به‌جای استفاده از مفاهیم فاضلانه، بيشتر جزئیات و نمادهای صرفا زیبا و مقیاس‌های متناقض مدنظر بود.
آن‌طرف دنيا اما چشم بادامي‌هاي آسياي شرقي سبکی به نام «فنگ‌شو‌آی» را الگوي محيط‌هاي اداري خود قرار داده بودند كه در واقع به هنر قرار‌دادن ساختمان و اجزاى داخلى آن به شكلى كه جريان يافتن انرژى را تسهيل كند،نگاهي مي‌انداخت. بدين ترتيب انرژى هاى مثبت در ساختمان جريان پيدا مي‌كند و ماندگارى انرژى منفى به حداقل مى‌رسد. اما با همه این توصیف‌ها در کشور ما نه تنها اين سبک‌ها جايگاه چنداني ندارند كه در حقيقت دغدغه‌اي براي رسيدن به احوال محيط‌هاي كاري وجود ندارد. اين را هم بايد ناشي از نگاه مديران دانست. يادمان نرود كه سر و سامان دادن به‌فضاهاي كاري حيف و ميل كردن بيت‌المال نيست كه يك ضرورت براي بهينه كردن توان كاركنان آن مجموعه است.

علي عابدي از آن دست گرافيست‌هایي است كه به‌طور تخصصي طراحي محيط‌هاي اداري را تجربه کرده است و به‌واسطه این تجربه هم سرراست پاسخ سوالات‌مان را می‌دهد؛«طراحی محیط‌های اداری در حوزه گرافیک محیطی جای می‌گیرد. در این شکل از طراحی چند موضوع باید مورد توجه باشد. یعنی در ابتدا مخاطب را بشناسیم و با توجه به‌کارکرد موردنظر محیط داخلی را طراحي نماییم.»
مورد دیگری که مدنظر اوست، هویت سازمانی و ارتباط با رنگ است؛«توجه به مجموعه این نکات، یکی از راه‌های ساده و کم‌هزینه را پیش پای مدیران قرار می‌دهد؛ زیرا برخی اوقات در ادارات محدودیت‌های اقتصادی وجود دارد. در این زمینه می‌توان به شهر دوشنبه تاجیکستان اشاره کرد. این شهر اگرچه محروم است اما از رنگ به‌خوبی برای نمای بیرونی و حتی درونی ساختمان‌های دولتی و اداری آن استفاده شده است.»
او ادامه می‌دهد: در ادارات نیز می‌توان از رنگ به‌عنوان یک ابزار کارآمد در طراحی داخلی محیط استفاده نمود. استفاده از رنگ مناسب، بهتر از تغییرات معماری است، زیرا در تغییرات معماری باید کاربری آینده را نیز پیش‌بینی نماییم و چه‌بسا چند‌سال آینده کاربری یک اداره با یک معماری تغییر کند و مشکلاتی را پدید آورد.
این عضو شورای گرافیک شهرداری مشهد با اشاره به اینکه حتما لازم نیست فرآیند سخت‌افزاری پیچیده‌ای برای فعالیت‌های سازمانی براي طراحی داخلی محیط‌های اداری صورت گیرد، می‌افزاید: گاهی با طراحی لباس فرم مناسب برای کارمندان و برچسب‌های مختلف می‌توان پای خلاقیت را به فضای خشک و رسمی ادارات باز کرد.
علی عابدی از روشنایی نیز به عنوان عاملی برای ارتقای طراحی اداری نام می‌برد و تصریح می‌کند: با استفاده از روشنایی نیز کارهای بسیاری می‌توان انجام داد که در سال‌های اخیر شهرداری مشهد به این حوزه در محیط‌های داخلی خود توجه بهتری داشته است.
به بیان این کارشناس اهمیت تناسب فضای محیط اداری با محیط اطراف هم کمتر از ساير موارد نیست که در این زمینه بانک ملت در شعبات خود موفق عمل کرده و سعی داشته تا اگر این محیط‌ها هم‌خوانی ندارند، تضاد هم نداشته باشند.
وی در ادامه گوشه‌چشمی هم به مشکلات موجود در طراحی‌های محیط اداری دارد و اظهار می‌دارد: متاسفانه ما در دانشگاه‌هایمان رشته‌ای تحت عنوان طراحی داخلی در سطح کارشناسی‌ارشد نداریم و این باعث برخوردهای غیرکارشناسانه با این موضوع می‌شود. بسیاری از مدیران ما چون اطمینان از ثبات مدیریت‌شان ندارند، برنامه‌های بلند‌مدت خود را برای دست کشیدن به سر و گوش محیط‌های اداری‌شان، در بازه زماني کوتاه عملی می‌نمایند.
عابدی رشته کلامش را از بحث گرافیک‌های تزریقی پی‌می‌گیرد و می‌گوید: یکی از حرکت‌هایی که می‌توان برای طراحی داخلی محیط اداری انجام داد و هزینه اندکی دارد، استفاده از گرافیک تزریقی است. در این زمینه می‌توان به استفاده از تقویم پوستری اشاره نمود که در ادارات ما خیلی کم استفاده می‌شوند و اگر هم استفاده شوند، تقویم هایی کلی است که هیچ تنوعی در آنها به چشم نمی‌خورد. اگر هر موسسه ای یک آتلیه کوچک برای طراحی این نوع تقویم‌ها داشته باشد، تنوع جالبی به محیط کار راه پیدا می‌کند.
این طراح گرافیک که تاکید دارد یک محیط اداری بزرگ را می‌شود با تغییرات گرافیکی اندک قابل تحمل کرد، چندتایی نمونه هم از آستینش بیرون می‌کشد و عنوان می‌کند: به‌عنوان مثال استفاده از نرده‌ها و جدول‌هايی که در محیط داخلی ادارات کاربرد دارند، می‌تواند چندوجبی از یک محیط اداری را متحول کند. نمونه‌اش را هم می‌شود در فرودگاه پاریس دید که استفاده از جداول و نوارهای رنگی در آن علاوه بر تامین اهداف‌کاری و نظم‌بخشی محیط آن، می‌تواند الگوی خوبی برای سایر مراکز خدماتی بزرگ از این دست است.

وحید عرفانیان، طراح و گرافیست دیگری است که همان اول صحبت‌مان می‌رود سراغ نگاه سهل‌انگارانه مسئولان به استفاده از هنرهای کاربردی و نبود حتی یک تلاش ساده برای بهبود سیمای گرافیکی محیط‌های اداری.
او می‌گوید: هنرهای کاربردی که به‌طور کلی معماری، طراحی و گرافیک هستند، در غیر از قالب دانشگاهی‌شان و در محیط‌هایی که باید کاربرد عملی آن‌ها را دید، اغلب با برخوردی سهل‌انگارانه روبه‌رو می‌شوند و اگر مسئولان هوس استفاده از کارکردهای این حوزه را داشته باشند، غالبا سراغ متخصصان آن نمی‌روند.
به بیان او هنرهای کاربردی ریشه تاریخی دارند و در گذشته بیشتر مورد استفاده ایرانیان بوده‌اند و حالا به دلایلی کاربرد آن‌ها در محیط اطراف‌مان از قلم افتاده است؛« نگاه سلیقه‌ساز از بین رفته و نگاه مدیریتی و اداری جای آن را گرفته است، به تبع تامین کالاهایی که در طراحی محیط‌های خدماتی مورد استفاده قرار می‌گیرند، به عهده کارپردازان ادارات است و به دور از نگاه تخصصی انجام می‌شود.»
وی با اشاره به اینکه وقتی حرف از طراحی داخلی به میان می‌آید، باید در وهله اول به کاربری آن پروژه توجه داشت، تاکید می‌کند: به هنگام طراحي بايد كاربرد و كاركرد اداره و نوع خدمات و محيط را در نظر گرفت. تنها کارکنان یک اداره نیستند که باید به آن‌ها توجه كرد، بلکه باید ارباب رجوع را هم به این لیست اضافه کرد، زیرا طراحی محیط‌اداری به‌طور ناخود‌آگاه بر تعامل ارباب رجوع و کارمند تاثیر می‌گذارد.
عرفانیان با انتقاد از وضع موجود طراحی داخلی ادارات تصریح می‌کند: در‌حال حاضر وضعیت و فضای طراحی ادارات مناسب نیستند.
این گرافیست مشتش از پیشنهادهای متعدد برای سر و سامان‌دادن به چنین محیط‌هایی پُر است. او بیان می‌دارد: گاهی اوقات یک گلدان هم فضا را تغییر می‌دهد. در این زمینه رنگ‌ها نقش مهمی را بازی می‌کنند. متاسفانه اغلب افراد به واسطه نداشتن دانش کافی، توان انتخاب‌های مناسب را برای طراحی یک محیط ندارند و به تبع انتخاب‌های‌ مبتنی بر سلیقه‌شان که در عمل ضعیف است. در این میان گاهی پای دو یا چند سلیقه‌ مختلف و متفاوت هم به این مقوله باز می‌شود که بر نابسامانی اوضاع می‌افزاید.
او توضیح می‌دهد: در بسیاری از موارد، كاركنان يك مجموعه اداري تحت‌تاثیر هیجانات لحظه‌ای دكوراسيون و وسايلي را انتخاب می‌کنند که پس از یک دوره یک یا دوساله، این اجزای کوچک در محیط جمع می‌شوند و چون با‌معیاری منسجم انتخاب نشده‌اند، هارمونی و هماهنگی لازم را از فضای کلی می‌گیرند و نوعي هرج و مرج بصري به‌وجود مي‌آورند.

«به چیدمان محیط اداری به عنوان جایی که بسیاری از انسان‌ها ساعات زیادی را در طي روز در آن می‌گذرانند باید توجه زیادی داشت؛ چرا که تکرار، خمودگی و سختی محیط، تاثیر بسزایی بر روحیه کارمندان و در نتیجه بر بازده‌کاری آن‌ها می‌گذارد.»
این‌ها را غلامرضا تبریزی کارشناس‌ارشد روان‌شناسی اول کاری می‌گوید و صحبت‌اش را هم با انتقاد از تقسیم‌بندی نامناسب محیط‌های اداری در اقدامی با عنوان «پارتیشن‌بندی» که گویا بسیار هم مرسوم است، ادامه می دهد؛«به تازگی بسیاری از شرکت‌ها و ادارات به دلیل کمبود فضای کافی، اقدام به پارتیشن‌بندی محیط کار کارمندان می‌كنند که این موضوع به‌دلیل محدود‌کردن روابط و تعاملات کارمندان با یکدیگر مورد قبول نیست؛ تجربه‌ای که کشورهای غربی در اجرای آن با شکست روبه‌رو شدند و رویه‌شان را ادامه ندادند، اما ما هنوز به آن پایبندیم.»
او در ادامه می‌افزاید: دکوراسیون اداری باید از جهاتی مطابق با وضعیت زندگی کارمندان آن اداره نیز باشد و کارمند هم بتواند نگرش‌های خود را در انتخاب محیط کاری خود تا حدودی اعمال نماید.
تبریزی چندتایی هم پیشنهاد دارد؛ «پیشنهاد من این است که در دکوراسیون و طراحی محیط اداری از مولفه‌های طبیعي استفاده نماییم، زیرا سرشت آدمی طبیعت را دوست دارد.
همچنین در طراحی باید به دیدگاه پست‌مدرن هم توجه داشت، زیرا این دیدگاه معتقد است هرکس سرود زندگی خودش را دارد و از روایت خاص خود بهره می‌گیرد و باید معماری داخلی خودش را انتخاب نماید چرا که این انتخاب ناشی از نیاز اوست.»

پ. شادی یکی از معدود افرادی است که در مشهد به کار دکوراسیون و چیدمان محیط اداری مشغول است.
به بیان او این روزها بیشتر مشتریانش شرکت‌های خصوصی یا محیط‌های تجاری هستند و مدیران ادارات بزرگ‌تر گویا هنوز سرشان را از روی میزشان بلند نکرده‌اند تا چشم‌شان به محیط اطراف‌شان بیفتد.
شادی معتقد است كه برای یک طراحی مناسب در یک فضای کاری باید چند نکته را مدنظر داشت؛«در طراحی محیط‌های اداری، باید به کاربرد آن توجه ویژه‌ای نمود چرا‌که همین نکته کوچک می‌تواند باعث کاهش تردد، استفاده بهینه از فضاهای فراموش‌شده، بهره‌گیری مناسب از بایگانی و نگهداری اقلام و لوازم اداری شود. همچنین اگر در این بحث ارباب رجوع و حضور آن در اداره و سازمان نیز مدنظر باشد، پيامدهاي بهتری را از چنین چیدمانی خواهیم داشت.»
وی ادامه می‌دهد: سبک‌هایی که در چیدمان محیط‌های اداری مدنظر هستند، به مقوله زیبایی نیز می‌پردازند. این در معماری سنتی ما نیز مدنظر بوده است. برای مثال هنگام استفاده از رنگ در طراحی محیط‌های اداری علاوه بر توجه به جنبه زیباسازی محیط باید به کاربرد آن نیز توجه کنیم. به‌عنوان نمونه رنگ در بیمارستان‌ها می‌تواند نقش هدایتی برای ارباب رجوع داشته باشد. همچنین رنگ‌ها فقط به سخت‌افزار معطوف نشده‌اند و می‌توانند رنگ لباس کارکنان بخش‌های مختلف را نیز در‌بر‌گیرند.
این دکوراتور حرف‌های جالبی نیز درباره نقش طراحی در امنیت اطلاعات در ادارات و سازمان‌ها دارد. او عنوان مي‌كند: امنیت اطلاعات الکترونیکی و کاغذی، یکی از نکاتی است که در طراحی علمی محیط اداری مورد توجه قرار گرفته است. گاهی اوقات فایل‌های الکترونیکی از لحاظ امنیت سطح بالایی دارند، اما طراحی داخلی و نوع پارتیشن‌ها به‌گونه‌ای است که اطلاعات کاغذی در دسترس همه هستند.
او ادامه می‌دهد: گاهی ما با سقف‌های کاذبی رو‌به‌رو می‌شویم که به خاطر آویزان‌شدن اشیای داخلی، پایداری خود را از دست داده‌اند یا با سازه‌های سکوریت شده‌ای برخورد می‌کنیم که اگرچه برای زیبایی چیدمان داخلی در محیط اداره استفاده می‌شوند، اما احتمال شکستن‌شان سلامت مراجعان و کارمندان را تهدید می‌کند. در طراحی و چیدمان محیط‌های اداری باید امنیت کارکنان مدنظر باشد و به‌همین منظور استفاده از اشیای زیبایی که خطر‌آفرین هستند، مجاز نيست.
وی در ادامه به «آرگونومی» به معنای کاربرد اطلاعات علمی در طراحی محیط نیز اشاره می‌کند و بیان می‌دارد: در کشورهای دیگر به آرگونومی توجه ویژه ای می‌شود، اما در کشور ما این‌گونه نیست. برای مثال استاندارد در مورد ارتفاع میزها 75 سانتی‌متر است، اما این استاندارد به مرور زمان تغییر می‌کند. زیرا وقتی رايانه‌هاي قدیمی جای خود را به نوع ال سی دی ها می‌دهند، ابعاد و ارتفاع میز به عنوان جایگاه رايانه تفاوت خواهد کرد.
شادی یادآور می‌شود: در آرگونومی، راحتی کارمند بسیار مهم است، اما متاسفانه گاهی این مقوله فدای زیبایی می‌شود.